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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Administrar nuestro tiempo implica decidir como alcanzar nuestras metas más importantes de la manera más efectiva.
El tiempo y su gestión dependen de una habilidad. Por lo tanto es algo que podemos aprender y para eso existen métodos.
Para ser efectivos e incrementar nuestro nivel personal de productividad debemos ser capaces de desarrollar la habilidad de administrar nuestro tiempo personal eficazmente.
Stephen Covey ha desarrollado varias teorías de la efectividad humana desarrollando la habilidad de hacer primero lo primero y llevando el control de nuestras metas, nuestros objetivos y nuestras acciones en un tiempo determinado al cual le hemos asignado determinadas prioridades.
Establezca primero lo primero
Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal, y su aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segunda creación o creación física, el que resulta básico para comprender la calidad de las decisiones y acciones en el día a día.
Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administración del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la administración del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra su sustento en la matriz de administración personal, en la que cada actividad puede ser clasificada según dos criterios:
1. Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata; y
2. Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes:
Urgente e importante: Administración por crisis;
No urgente e importante: Administración proactiva;
Urgente y no importante: Administración reactiva; y
No urgente y no importante: Administración inefectiva.
Resulta obvio que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.
MATRIZ DE COVEY
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Cuadrante 2 - Importante pero no urgente
Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades Es el cuadrante de la calidad, el que nos permite prepararnos para incrementar nuestra capacidad para ejecutar cualquier actividad.
SOLO COLOCAR 3
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Cuadrante 1 - Importante y urgente
Es el cuadrante de las crisis, e los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.
en el cual aplicamos la experiencia, nos desenvolvemos
y
producimos. actividades importantes que no se atienden y se vuelven urgentes.
(Es decir,
lo inevitable)
SOLO COLOCAR 1 |
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Cuadrante 3 - Lo urgente pero no importante
Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades acuciantes Es el cuadrante de la trampa. Muchas veces nos estacionamos en él para satisfacer las necesidades y las prioridades de los demás.
COLOCAR 10 |
Cuadrante 4 - No urgente, no importante
Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida del tiempo. Es el de la pérdida de tiempo. Contestar el teléfono que suena Abrir la puerta, buscar café, salir a comprar Contestar un e-mail cadena
COLOCAR TODAS LAS QUE QUIERAN ( no tienen importancia alguna) |
Muchas personas, de las que dicen que no tiene tiempo para hacer más cosas, o que están muy ocupadas, es posible que centren sus vidas en el cuadrante uno y el tres.
Método:
Cuando se desocupe el primer cuadrante sale un tema del segundo cuadrante y entra uno del tercer cuadrante al segundo y así sucesivamente.
Cómo desarrollar el hábito de la administración personal:
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Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deberá alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. |
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Decida sobre aquello que no es urgente pero sí importante en su vida. . . y determine actuar en consecuencia. |
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Precise sus roles y objetivos, esfuércese por cumplirlos. . . y renuévelos. |
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Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente interdependiente. |
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Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarquía de sus obligaciones. |
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Trabaje y comprométase diariamente sobre su victoria privada. |
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Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar día a día la diferencia. |
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